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'아키비스트의 눈(칼럼 2017-12)은 '정상명' 선생께서 보내주신 ['방안'이 없는 '행정정보 데이터세트 관리방안'] 입니다.


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‘방안’이 없는‘행정정보 데이터세트 관리방안’.pdf



아키비스트의 눈(칼럼 2017-12)


방안이 없는행정정보 데이터세트 관리방안

 

경기도안양과천교육지원청 경영지원과 정상명

 

 

들어가며

 

국가기록원에서 차세대 전자기록관리 모델 재설계’ 3차 워크숍을 20171128일 경기도 성남에 있는 국가기록원 서울기록관에서 개최했다. 3가지 분야에 대해 발표를 진행했는데 개인적으로 가장 관심이 갔던 분야는 행정정보시스템 데이터세트의 관리방안이어서 우연곡절 끝에 어렵사리 참석을 해 듣게 되었다.

최근 행정기관에서의 데이터 관리에 대한 흐름을 보면 2013년에 제정된 공공데이터의 제공 및 이용 활성화에 관한 법률이 지속적으로 그 영역을 확장하고 있는데, 2016년 개정을 통해 공공기록물법에 따른 전자기록물도 공공데이터의 하나로 간주하고 있다. 거기에 현재 행정안전부에서 정부입법을 통해 제정을 준비하고 있는 데이터기반행정화의 활성화에 관한 법률은 사실상 행정기관의 모든 데이터에 관한 사항을 총괄하는 법률이라고 해도 과언이 아니다.

이러한 상황에서 과연 2만 여개의 행정정보시스템의 데이터세트를 공공기록물로 관리할 수 있을지에 대해서는 여전히 의문부호가 붙어 있음을 감안할 때, 국가기록원에서의 추진한차세대 전자기록관리 모델 재설계는 시기적으로나 내용적으로 그만큼 중요도가 매우 높은 사안이었다.

그러나 국가기록원의 R&D 과제를 수행한 최종 결과라고 볼 수 없을 만큼 그 내용이 부실했다. 너무 부실해서 현장에 어떻게 적용을 하겠다는 것인지 의심이 들 정도다.

 

행정정보 데이터세트 관리방안방안이 없다.

 

물론 이날 발표한 내용은 최종보고서 전체가 아닌 요약본이라 필자의 이해에 한계가 있을 수도 있다. 그렇지만 요약된 내용이라고 하더라도 이날 발표된 내용만 보았을 때는, 도무지 해결책을 제시한 방안이라고 볼 수가 없다.

먼저 행정정보시스템 샘플 조사 부분이다. 발표에서는 중앙부처 및 산하기관 6개 시스템에 대해 산출물을 분석했다고 되어 있다. 그런데 바로 앞에 범정부 EA 포털에 등록된 정보시스템의 개수를 18,434라고 설명하고 있다. 즉 발표 내용대로라면 총 18,434개 중에 단 6개만의 시스템을 대표시스템으로 규정하고 분석했다는 이야기다.

그렇다면 산술적 비율로 0.03%에 불과하다. 0.03%의 샘플로 보편적인 방안을 도출할 수 있다는 것은 처음 들어본다. 이게 가능하려면 2만 여개의 행정정보시스템의 유형이 딱 6가지이고, 각 유형별 대표시스템을 하나씩 선정한 것이 6개라고 한다면 납득이 될 것 같다. 또한 발표 내용에는 이 6개가 어떠한 시스템인지, 또 어떤 기준을 통해 데이터세트 관리방안을 도출하기 위한 대표시스템으로 선정이 되었는지에 대한 언급이 전혀 없다. 물론 최종보고서에서는 이러한 선정과정이 상세히 서술이 되어 있을지 모르겠지만, 이날 발표 요약문은 물론 실제 발표에서도 이에 대한 설명은 누락되어 있었다.

그리고 데이터세트의 생산기관주도 관리 프로세스 설계도 의문이다. 기본적으로 데이터세트 역시 현행 공공기록물법 시행령 상 기록물의 한 종류이다. 그렇다면 다른 유형의 기록물과 같이 보존기간별로 이관 절차에 따라 처리과, 기록관, 영구기록물관리기관으로 변경되는 절차를 따르는 것이 타당한데, 갑자기 데이터세트는 생산기관에서 주도 관리하도록 프로세스를 설계했단다. 그렇지만 그에 대한 설명 역시 없었다. 다양한 유형의 기록물 중 왜 데이터세트만 생산기관에서 주도적으로 관리해야 하는지 근거가 있어야 하는데, 근거를 찾아볼 수가 없다. 요약 발표라 그랬을 것이라고 짐작만 할 뿐이다.

그 이후의 발표 내용들도 납득할 수 없는 내용들로 가득하다. 데이터세트관리기준표 도입은 현행 기록관리기준표의 형식을 그대로 가져다 놓은 것이다. 새롭지도 않고 이게 데이터세트 관리를 위해 필요한지도 모르겠다. 현행 기록관리기준표는 정부기능분류체계(BRM)에 기반하여 기록관리 기준을 제시한 표로 업무관리시스템에서만 활용되고 있는 기준이지만, 실제 BRM에 대한 관리를 대체적으로 조직담당 부서에서 하고 있어서 이원화 되어 있는 상태나 다름이 없으며, 온전히 기록물관리만을 위한 기준이라고 하기도 어려워 현장에서는 무용론 또는 상당한 수준의 개편이 필요하다는 의견이 적지 않다.

그런데 데이터세트에도 데이터세트관리기준표가 필요하다고 언급하고 있다. 그렇다면 과연 2만 여개의 제각기 성격이 다른 행정정보시스템에 적용이 가능한 표준데이터세트관리기준표가 도출이 될 수 있을지도 의문일뿐더러, 그게 아니라면 개별시스템별로 개별 데이터세트관리기준표를 하나씩 만들어 각각 관리를 해야 한다는 이야기일까? 도무지 어떻게 받아들여야 할지 혼란스럽기만 하다.

그 다음 내용은 더 가관이다. 데이터세트의 보존기간은 법령에 명시된 7단계 기준을 가볍게 무시한다. 1년부터 영구까지 자유롭게 보존기간을 세팅할 수 있다는 식으로 설명했다. 이 기준대로라면 데이터세트는 한 세기로도 모자라 밀레니엄 단위로 보존기간도 지정할 수 있을 것 같다.

게다가 현재 실효성에 대한 논란이 가장 큰 업무이자, 현장에서 제도 폐기를 강력하게 요구하고 있는생산현황보고절차도 버젓이 들어가 있다. 물론 내용은 데이터세트에 대한 기준표 변경 또는 기록관리 이력 발생 시 수시라고 되어 있지만, 이게 과연 생산현황과 관계가 있는 것인지, 그리고 생산현황이라는 용어를 그대로 사용할 수 있는 과정인지도 이해가 되지 않는다.

데이터세트 보존방법도 너무 쉽게 설명하고 있다. 그냥 행정정보시스템 DB에 원본을 보존하면 된다. 이렇게 생산시스템의 DB에 보존하면 긴 시간이 흐른 후에도 변함없이 4대 속성 등을 유지하며 보존이 될 수 있는지에 대한 타당성이나 검증 내용은 전혀 없다. 이 논리대로라면 업무관리시스템도 그냥 시스템 DB에 보존하는 것이 가장 좋은 방법인 듯싶다. RMSAMS를 도입하거나 매체 변환을 하는 것은 사실 불필요한 작업이었을지도 모른다.

또 다른 보존방식은 행정정보시스템이 제공하는 다른 매체, 시스템 외부 매체인데 이 문장도 무슨 내용을 이야기 하는지 얼른 와 닿지가 않는다. 어떤 매체를 이야기 하는지 설명이 없어서 모르겠지만, 그냥 타 매체에 저장만 하면 저절로 장기보존이 된다는 이야기일까.

데이터세트의 이관은 중앙기록물관리기관요청 시에만 가능하고, 이관 후 처리는 생산기관에서 계속 보유 운용 가능하다고 되어 있다. 그렇다면 현재의 기록물관리 업무 개념 상 원본 또는 진본에 대한 이관이라고 볼 수 없다. 사본을 하나 더 만들어서 관리하는 것으로, 차라리 사본 관리라고 하는 것이 이해하기 더 빠를 것 같다.

어차피 생산기관에서 계속 보유 운용이 가능하다고 하면 자체 장기보존도 전제를 하고 있다고 볼 수 있을 것인데, 그렇다면 굳이 중앙기록물관리기관에 이관할 필요가 있을까. 또 중앙기록물관리기관은 데이터세트의 사본을 이관이라고 표현하면서까지 요청해서 관리할 필요가 있을까. ? 라는 의문에 의문이 꼬리를 잇고 나오게 된다.

마지막으로 데이터세트의 폐기도 기존의 기록물관리 업무 절차와 동일하다. 데이터세트를 폐기하기 위해 평가심의서를 작성한다고 되어 있는데, 이는 미처 예상하지 못해서 신선하기까지 하다. 현행 기록물 평가 및 폐기 절차는 문서 형태 및 업무관리시스템에 최적화가 되어 있다. 그런데 시스템 유형도 전혀 다르고 데이터세트 또한 전자문서와 동일하지 않는 대상임에도 불구하고, 기존의 평가 및 폐기절차에 따라 평가심의서를 작성해서 폐기를 하겠다는 것은 사실상 데이터세트에 대한 폐기에 대해 고민이 전혀 없었다는 반증이다.

이러한 모든 방안은 결국 현행 법률에 기존의 기록물관리 절차와 유사한 조항을 신설하는 것으로 마무리된다. 행정정보 데이터세트의 등록, 행정정보 데이터세트의 분류, 행정정보 데이터세트의 정리, 데이터세트관리기준표, 데이터세트의 보존기간, 데이터세트의 이관 등을 공공기록물법에 조항으로 신설할 것을 제안하고 있다.

그러나 안타깝게도 이와 같은 법률 조항 신설 제안은 데이터세트를 제대로 인식하고 있지 못하고 있다는 것을 계속 증명하고 있다고 밖에 보이지 않는다. 위 조항에 대한 내용과 절차는 이미 현행 법령에도 존재하고 있고, 데이터세트도 기록물의 한 종류인 이상 동등한 절차를 적용받는 대상이다.

그럼에도 불구하고 2017년 현재까지 데이터세트가 제대로 된 기록물로써 관리가 되고 있지 않는 것은, 현행 법령에 따른 절차를 그대로 적용할 수 없는 전혀 새로운 유형의 기록물이기 때문이다.

단순히 공공기록물법에 조항을 신설하는 수준으로 관리될 수 있는 것이 아님에도 기존의 문서 형태에 맞춰진 관리절차를 그대로 차용하고, 또 기존의 법률 조항과 유사한 조항을 신설하는 것을 방안이라고 한다면, 데이터세트에 대한 기록물로의 관리는 요원할 것이다.

 

나가며

 

국가기록원의 3차례에 걸친 차세대 전자기록관리 모델 재설계워크숍 중 필자는 마지막 3차 워크숍만 참석했다. 앞선 1, 2차에서 더 자세한 방안을 설명했을지도 모른다. 그러나 국가기록원의 공문은 매번 교육지원청을 외면했다. ·도교육청까지는 공문을 보냈으니 재시행 여부는 시·도교육청의 책임이라고 항변할 수도 있을지 모른다.

그러나 시·도교육청의 업무분장은 교육지원청보다 형식적이나마 세분화가 되어 있고, 기록연구사가 아닌 공문접수자에 따라 재시행이 불필요하다고 생각하면 얼마든지 재시행 없이 종결처리로 끝난다.

위와 같은 비판도 그러한 정보의 부재 끝에 나온 단견일지도 모른다. 그러나 어제 3차 워크숍의 발표와 발표 자료집에만 따르면 여전히 이해가 가지 않는 점이 한 두 가지가 아니다. 그럼에도 3차례의 워크숍 발표와 현재 위 과제에 대한 용역이 마무리되는 시점임을 볼 때, 국가기록원은 위와 같은 방안대로 데이터세트 관리를 정책을 추진하게 되지 않을까 싶다.

하지만 필자는 국가기록원이 제시한 방안에 대해 여전히 동의하기 어렵고, 실제 일선 현장에 대한 적용 여부에 대해서도 부정적인 생각을 거둘 수 없다.

게다가 3차 워크숍에 대한 진행절차도 굉장히 불친절했다. 진행을 담당한 사회자는 시간에 쫓기듯이 급하게 진행하면서 토론자들은 발제자나 다름이 없이 토론문을 낭독하는 수준에 그쳤다. 발제자와의 심도 깊은 토론을 주고받는 모습은 거의 찾아볼 수 없었다. 지극히 형식적이었다는 이야기다.

그리고 플로어에 대한 질문도 시간 관계상에 힘을 주어 1~2개로 제한하면서 그것도 대부분 국가기록원 간부들만 질의하고 답변하는 것이 전부였다. 국가기록원 간부들이 궁금한 건 따로 정식으로 보고 받을 때 하면 충분하지 않나 싶었는데도 그랬다. 타 기관 참석자들의 질문을 받을 생각이 애초부터 없어 보이는 국가기록원의 행태는 새삼스럽게 놀라운 것도 아니다.

한 가지 더 재미있는 사항은 이번 3차 워크숍 일정이 행정안전부의 정보공개 업무 연찬회와 같은 날 일정으로 추진되었다는 점이다. 시군구 또는 교육지원청 단위의 기록연구사 태반이 정보공개 업무를 병행한다는 것은 더 이상 비밀도 아닌데, 국가기록원의 일정은 정보공개 일정과 겹치는 경우가 비일비재하다. 이 또한 우연일까.

시간은 계속 흐르고 있다. 이미 제정된 공공데이터법은 물론 곧 제정이 될 데이터기반행정법 등에서는 데이터를 기록으로 간주하지 않거나 간주할 의향이 없어 보인다. 행정정보시스템의 데이터세트도 마찬가지다. 이런 수준의 방안으로는 도무지 국가기록원이 데이터세트에 대해 기록물로 관리할 수 있는 역량을 가졌다고 비춰지기 어려울 것이다.

다만 그래도 한 가지 위안이라면 현재 국가기록관리 혁신 T/F가 활발하게 활동하고 있고, 개방형 공모를 통한 신임 국가기록원장이 취임했다는 점이다. 새로운 국가기록원에서 다시금 데이터세트에 대한 근본적인 관리 방안에 대한 논의가 조속히 이뤄지길 기대한다






Posted by 한국기록전문가협회

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